El proceso permite un acceso más rápido a la información, así como la liberalización de más de 600 metros cuadrados de espacio, que se destinarán a ampliar áreas asistenciales
El Hospital de Poniente está llevando a cabo la digitalización de todas las historias clínicas de sus pacientes que aún conservaban documentación en formato papel. El proceso, que estará completado a final de este año, facilita un acceso más rápido a la información y permite liberar más de 600 metros cuadrados de superficie en el interior del hospital, que se destinarán a la ampliación de áreas asistenciales, dentro del proceso de ampliación y remodelación del centro.
El Archivo del Hospital de Poniente contenía aproximadamente 260.000 historias clínicas en papel, correspondientes a otros tantos pacientes. En ellas se guardaba toda la documentación generada en cada atención recibida por el paciente en sus visitas al hospital. De ellas, unas 57.000 constituían lo que se denomina el ‘Archivo Activo’, es decir aquellas historias que han sido consultadas en los últimos cinco años por parte de los facultativos del centro, con motivo de la atención del paciente. El resto, se denominan ‘Archivo Pasivo’ y son historias que no han presentado ningún movimiento en los últimos cinco años.
El Hospital de Poniente viene apostando por la historia clínica digital, gestionada a través de su programa Ariadna, que ha permitido reducir progresivamente la generación de documentación en papel. Por ello, hasta ahora en el centro coexistían historias con toda su información en formato digital, otras únicamente con documentación en papel y otras que contenían tanto datos digitalizados, como informes en papel.
El responsable de Sistemas de Información del Hospital de Poniente Jorge Puerta explica que “hace años teníamos una media de 700 consultas diarias de historias clínicas al Archivo; ahora, con la disponibilidad de información a través de nuestro programa de historia clínica digital, Ariadna, esas peticiones por parte de los facultativos se han reducido a unas 80 al día”.
El proceso de digitalización emprendido este año va a permitir disponer en formato digital de toda la información almacenada de cada paciente, facilitando una rápida consulta por parte del facultativo. La iniciativa ha sido realizada de forma conjunta por los servicios de Documentación Clínica y Sistemas de Información, con el apoyo de una firma adjudicataria del proceso digitalización de la documentación, realizada con total respeto a la confidencialidad de los datos de cada paciente.
Análisis previo
De forma previa al inicio de la digitalización, se ha realizado un estudio para delimitar cuales son las aquellas historias que eran más susceptibles de ser demandas por parte de los facultativos, bien porque se trate de pacientes pendientes de intervenciones, consultas o pruebas, en tratamiento, o las relativas a aquellos servicios que realizan un mayor número de consultas de historias.
La responsable de Documentación Clínica del Hospital de Poniente, Amelia Rodríguez apunta que “el 65,5% de las demandas que teníamos hasta ahora para revisar las historias clínicas del archivo en papel procedían del área de Consultas Externas y dentro de ella, destacan servicios como Obstetricia, en el que las pacientes son vistas en reiteradas ocasiones durante el proceso de embarazo, para su seguimiento y control; o consultas como la de Anestesia, que también requieren una revisión completa del historial del paciente”. El resto de peticiones estaban relacionadas con la actividad quirúrgica o la realización de estudios y proyectos de investigación, entre otros aspectos.
En la fase inicial del proceso de digitalización, se ha realizado un estudio de cuáles eran las historias más susceptibles de ser demandas en Consultas Externas, priorizando la digitalización e indexación de éstas, que suponen unas 27.000 de las incluidas en el ‘Archivo Activo’. El área de Sistemas de Información ha diseñado una aplicación que de forma automática registra los pacientes citados para una consulta y remite el listado de historias que deben estar disponibles digitalmente para el día de la cita del paciente.
Jorge Puerta subraya que “esas 27.000 historias del ‘Archivo Activo’ están siendo digitalizadas indexando la documentación por servicio, episodio y tipo de documento, mientras que el resto, se digitalizan en un archivo único, sin indexar”.
Ventajas de la digitalización
Amelia Rodríguez señala que “el tiempo de trabajo que antes se dedicaba a la localización, préstamo y devolución de historias clínicas en papel, ahora se emplea en la digitalización de la documentación que aún seguimos generando en papel, como por ejemplo los consentimientos informados de los pacientes, que requieren su firma previa”. Esa documentación se digitaliza y se incorpora de manera inmediata a la historia electrónica del paciente, para cualquier consulta posterior.
El proceso de digitalización facilita un acceso más rápido a la información por parte del facultativo, reduce el uso de papel y la generación de residuos, mejorando la protección del Medio Ambiente y permite dedicar más personal a otras tareas administrativas.
Los más de 600 metros cuadrados de espacio que ocupaba hasta ahora el Archivo en la planta -1 del Hospital de Poniente van a dedicarse a nuevos usos, dentro del proceso de ampliación y remodelación que se está ejecutando en estos momentos y que incluye áreas como UCI, Urgencias, Traumatología y Rehabilitación, Hospital de Día Quirúrgico o Hemodiálisis, entre otras.
